Asistente Gerencial
y Administrativo - Outsourcing
Estructuración de recursos no convencionales para Negocios
Asistente Gerencial
y Administrativo - Outsourcing
Estructuración de recursos no convencionales para Negocios
A través de nuestro servicio de asistente personal por outsourcing, sin moverse de su puesto de trabajo puede delegar llamadas, hacer envíos de información, programar recogidas y envíos de paquetes, utilizar nuestro servicio de mensajería y delegar diligencias. Además puede usar nuestra plataforma de video conferencias y control remoto de ordenadores para estar en contacto con las personas que necesita, y todo desde su lugar de trabajo y al alcance de su computador o dispositivo móvil.
Realmente es usar las últimas tecnologías de la información y las comunicaciones para aumentar productividad y aprovechar mejor el tiempo.
El objetivo de planificar tu negocio no es únicamente útil para presentarlo ante potenciales inversionistas, es también una oportunidad única para abrir tu mente a todos aquellos escenarios positivos y negativos que eventualmente podría enfrentar el proyecto, y mas importante aún, es la oportunidad perfecta para diseñar planes de contingencia y estrategias preventivas.
No dejes pasar la oportunidad de empezar tu proyecto con el pie derecho y tómate el tiempo y la dedicación de preveer diferentes escenarios y cómo responder ante cada uno de ellos.
El uso de las más novedosas tecnologías de la información y la comunicación a la estrategia comercial de su negocio va a revolucionar el mundo de sus ventas, ya que por primera vez, y de formas nunca antes vistas se puede llegar única y exclusivamente al mercado que realmente es objetivo, promocionar su negocio con videos y materiales interactivos, trascender las instalaciones físicas y llegar de manera virtual a donde sea que esté su cliente y a cualquier hora, simplificar los procesos de ventas para responder con inmediatez y efectividad. Todos estos factores le darán una ventaja competitiva que dejará en segundo plano la guerra de precios que normalmente se libra con cada venta.
Si en el equipo de trabajo aún se utilizan agendas apuntadas a mano, envío de información en papel ó por correo electrónico, recordatorios y apuntes importantes en papeles adhesivos de colores y cosas por el estilo… ha llegado la hora de darse cuenta que esta sub-utilizando su equipo humano, y seguramente presentas un desperdicio en productividad y orden. Necesita dar un salto a las nuevas tecnologías de la comunicación y la información, donde se automatizan procesos, la información está en la nube disponible las 24 horas y desde cualquier lugar, las agendas, recordatorios y apuntes importantes se actualizan, y sobre todo donde un equipo de trabajo se mantiene sincronizado hasta terminar las tareas y los procesos evitando cabos sueltos y excusas. Decídase a ser asesorado por profesionales que lleven a su organización al siguiente nivel en orden y productividad.
El lograr delegar las tareas y procesos básicos de su organización o profesión es lo que va a marcar el ritmo de crecimiento de su negocio y por ende, el tamaño del mismo. Si aún es de los que piensa que las cosas hay que hacerlas personalmente para que queden bien hechas, lo invitamos a que explore las opciones que tenemos para supervisar un equipo de trabajo bajo asignación previa de prioridades y responsabilidades, y por supuesto controlar y corregir a tiempo los desempeños bajo la utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Hoy en día la dirección de impuestos y las entidades de control son organismos que trabajan a la vanguardia de la tecnología, los impuestos y trámites se realizan por internet, y las multas y sanciones por no cumplir las fechas y tener errores en la información son altísimas, así que esta misma dinámica ha obligado a las empresas a subir el nivel de control administrativo. Si usted está cansado de correr a última hora para cumplir las fechas, o de pagar sanciones por incumplimientos, o peor aún de no estar seguro si sus inventarios, flujos de caja y control de cobranza están bien supervisados, le ofrecemos integrar a la administración de su negocio sistemas de información y comunicación que le solucionarán sus problemas.
El aprovechamiento del tiempo es clave en toda organización, sistema y profesión… todos sabemos que el tiempo es dinero, y mientras mejor se aproveche, mejor atendidos estarán nuestros clientes, menos desperdicio habrá en nuestro equipo de trabajo, y todos los activos estarán mejor vigilados y controlados. Hoy en día el aprovechamiento del tiempo se traduce en 3 pilares básicos: 1.- Planificación, 2.- Sincronización del equipo de trabajo, 3.- Disponibilidad y accesibilidad de la información. Todo esto se puede lograr con el uso adecuado de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones.
Es común para las empresas prestadoras de servicios, coordinadoras de logística y profesionales independientes que encuentren dificultades balanceándose entre cantidad de clientes y tiempo, ya que a más clientes, menos tiempo hay disponible para dedicarle a cada uno, y si no se es cuidadoso todo puede terminar en caos, estrés y mala atención al cliente. La buena noticia es que al integrar algunas tecnologías de la comunicación y la información a sus procesos y tareas diarias, puede multiplicar su productividad, asegurarse que todos los aspectos están cubiertos y eventualmente aumentar su clientela de manera ordenada.
Una vez iniciado el negocio con el que has soñado, lo último que necesitas es enfrentarte a un punto en que los recursos que estimaste resultan insuficientes para dar continuidad a las etapas de desarrollo que habías estipulado. En otras palabras quedarte sin gasolina en la mitad del camino, ya sea por falta de recurso económico, o falta de recurso humano. Parte importante de realizar un plan de negocios bien estructurado es garantizar que los recursos dispuestos para el proyecto, realmente van a alcanzar para llevarte hasta el final del camino.
La medición y evaluación del riesgo que se corre frente a un proyecto de negocios es siempre uno de los parámetros mas importantes a tener en cuenta a la hora de tomar la decisión de iniciar un nuevo proyecto de negocios, y calcularlo de manera adecuada puede significar la diferencia entre una buena inversión y una mala inversión.
A través de métodos probados de medición y estimación del riesgo puedes llegar a tener en tus manos el valor que te permitirá decidir que tan buena idea puede ser seguir adelante con el proyecto al que te enfrentas.
Lo que necesita es generar contenido atractivo, original y enfocado realmente al mercado objetivo de su interés, que trace un puente entre su negocio y su mercado y divulgarlo por los medios sociales y comunicacionales realmente adecuados según tu negocio. En el pasado han quedado las campañas publicitarias millonarias y masivas que generan tanto desperdicio, es hora de que use las tecnologías de la comunicación y la información para llegar directamente a sus clientes potenciales y más importante aún, monetizar y capitalizar su inversión.
Aunque es común escuchar que el principal obstáculo para hacer realidad un proyecto es la falta de dinero, en la práctica, lo que realmente escasea son los proyectos atractivos… si tienes esa idea innovadora que marcará la diferencia, solo necesitas hacerla visible de tal manera que los capitalistas puedan apreciarla. Presentar tu proyecto de una manera formal y sobre todo profesional debe incluir un análisis detallado y separado para cada uno de los aspectos de un negocio. Un plan de mercadeo que incluya estrategias vanguardistas, un plan de desarrollo financiero que contemple todos los escenarios y variables, además de una estructuración organizativa que soporte el proyecto son solo algunos de los pilares básicos que debes tener en cuenta.
Pasar tanto tiempo haciendo diligencias de bancos, inscripciones de empleados, contestando el teléfono y demás tareas secundarias afecta tu actividad principal y te desconcentra… tal vez sea hora de pensar en un asistente virtual y personal por contratación outsourcing que haga todo eso por ti de manera planificada…
Sin duda alguna acceder al financiamiento que ofrecen los bancos es tu mejor opción… es el mas barato y efectivo. Pero hacerse visible ante las entidades bancarias requiere el orden y la planificación financiera que solo un profesional puede ayudarte a conseguir…
El eterno debate de como aumentar las ventas: bajar precios?, aplicar promociones?, explorar nuevos canales de distribución?, diversificar los productos?… No hay una clave universal para el éxito en las ventas… Se debe crear una fórmula de éxito exclusiva para cada caso…
Hoy día con la invasión masiva de las redes sociales, este impasse es uno de los más obsoletos… si quieres darte a conocer, más que presupuesto, necesitas CREATIVIDAD y AUTENTICIDAD, y por supuesto un alto nivel de conocimiento en tecnología…
Lograr que los proyectos cumplan los objetivos y sobretodo que haya un aprovechamiento de los recursos requiere que el equipo de trabajo esté perfectamente sincronizado, comunicado en vivo a medida que ocurren las tareas y sobre todo anticipado a eventualidades…
Es común para empresas en crecimiento que administrativamente no se esté a la altura del dinamismo del negocio, y eventualmente el desorden es tan grande que puede amenazar todo por lo que has trabajado… el control del dinero, inventario, empleados y pago de impuestos… son prioridades que debes atender de inmediato…
Vender por internet se ha convertido en todo un «arte» que engloba varios factores, empezando por lograr dirigir el tráfico adecuado a su página web, una vez estén allí deben encontrar toda la información de manera fácil y rápida, y por supuesto, lo más importante tener la plataforma para hacer pagos de manera rápida y segura. Por último debe tener opciones de despacho y distribución que sean de bajo costo y atractivas. Al tener en frente este amplio panorama de factores que deben funcionar correctamente, se da cuenta que hacer funcionar una tienda on-line debe ser a través de un profesional con experiencia.
Uno de los errores más comunes en el mundo de las ventas, es intentar copiar la estrategia que otras empresas han usado para lograr el éxito. En internet es común encontrar personas buscando la estrategia que usó Coca-cola, Microsoft, Apple, etc. Es literalmente imposible que la estrategia exitosa de una empresa sea aplicada a otra como una clave de éxito. Cada empresa es diferente, dependiendo de su tamaño, disponibilidad de recursos, capacidad de respuesta, fortalezas y debilidades, además de las condiciones particulares de cada mercado, hacen una situación única que debe estudiarse antes de aplicar una estrategia de ventas exitosa. La buena noticia es que en el mundo de hoy, con el uso de las nuevas tecnologías de las comunicaciones y la información, las estrategias comerciales se han vuelto mas asequibles que nunca antes.
Para que usted pueda concentrar su atención en la actividad principal de su negocio, le sugerimos que delegue las tareas secundarias que quitan tanto tiempo en nuestro servicio de asistente virtual por outsourcing.
Poner de acuerdo a un grupo de personas para una reunión, ya sean clientes, proveedores o simplemente miembros de su equipo de trabajo requiere llamarlos a cada uno de ellos, conocer su disponibilidad y luego si acordar la reunión. Tareas que podremos realizar por usted y únicamente contactarlo de nuevo para la confirmación de la reunión cuando todos estén de acuerdo.
Hacerse visible ante las entidades bancarias, y aún más importante hacerles ver que su negocio es viable para recibir financiamiento requiere de un nivel de orden administrativo y disciplina contable que solo un profesional le puede ayudar a conseguir. La preparación y presentación de estados financieros que incluyan balances, flujos de caja proyectados, entre otros documentos importantes no debe ser tomado a la ligera ya que involucran el pago de impuestos e información que en caso de no ser veraz, puede desencadenar en consecuencias incluso legales. Pero no se desanimes, con la aplicación de las tecnologías de la información y las comunicaciones a la administración y contabilidad de su negocio, puede obtener todo esto de una manera rápida y sencilla.
Mantener su agenda al día y realmente actualizada puede dejar de ser su tarea y pasar a ser la tarea de su asistente, que de manera totalmente remota podrá acceder a la programación de su tiempo y hacer ajustes según sus indicaciones o los eventos e imprevistos de su día a día y mantenerte totalmente al día de las tareas y responsabilidades, ya sean laborales o personales.
Al recibir llamadas, solicitudes, citas, o hacer requerimientos que influyan sobre su organización y tiempo dejará de ser un problema porque contará con una persona encargada de hacer que todo tenga orden, tiempo y planificación.
Cuando se delega una tarea se corre el riesgo de que la persona o al proveedor del servicio a quien se le ha confiado el desarrollo y la responsabilidad no cumpla con las expectativas o no esté a la altura de la necesidad… y cuando las cosas no resultan como uno espera o como las necesita, se cae en ese viejo refrán que dice «para que las cosas salgan bien, tiene que hacerlas uno mismo»… Pero la realidad es que el riesgo de que las tareas que han sido delegadas se cumplan con éxito depende en gran medida de la capacidad que tengamos de supervisarlas y hacerles seguimiento, de manera que haya respuesta ante imprevistos y sobre todo haya un peso de responsabilidad sobre el que ejecuta la tarea. Nuestro servicio de asistente personal por outsourcing se encarga de realizar la supervisión y el seguimiento de las tareas mientras se están realizando para que usted pueda seguir concentrado en la actividad principal de su negocio y estar tranquilo de que todo lo demás va según lo planeado.
Con nuestro servicio de asistente personal por outsourcing, nos encargaremos de recibir sus llamadas, averiguaremos de que se trata y nos comunicaremos usted a su celular o al número de su preferencia poniendo la llamada entrante en espera, le comunicaremos los detalles de la llamada que está recibiendo, y en caso de que lo requiera se la transferimos de inmediato, o simplemente recibimos el mensaje y actuamos según sus instrucciones, ya sea programando un evento en su agenda, enviando documentación, o realizando solicitudes.
Incluso si nos avisa con anticipación que no deseas recibir llamadas durante un periodo de tiempo específico, al recibir las llamadas simplemente tomamos el mensaje y lo comunicaremos cuando sea apropiado.
El flujo de caja es uno de los estados financieros más importantes en el mundo de la gerencia de negocios y la administración de empresas, ya que sin duda alguna el flujo saludable de efectivo es el factor determinante para la existencia de cualquier negocio o entidad productiva. Es por esto que mantenerlo controlado y proyectado es de primera importancia. Aspectos como control sobre la cobranza, y la planificación de pagos, gastos e inversiones, así como la previsión anticipada de una inyección de capital o solicitar financiamiento a los bancos deben estar siempre presentes. Si quiere mantener esta importante herramienta gerencial actualizada y real, puede pensar en aplicar las últimas herramientas de la información y las comunicaciones para que solucione de manera definitiva este problema.
Cuando nos enfrentamos al cierre del mes, o del año contable, y con la información en las manos nos damos cuenta que la rentabilidad del negocio está por debajo de las expectativas, debemos tomar decisiones efectivas para ser mas competitivos y más rentables. Mediante el uso de las mas novedosas tecnologías de la comunicación y la información, podemos bajar costos fijos y gastos, y al mismo tiempo aumentar en productividad y ventas, solo hay que saber aplicarlas y desarrollarlas.
Muchas veces esperamos la liquidación del impuesto sobre la renta, del IVA, o de las retenciones para darnos cuenta que estamos pagando demasiados impuestos, y justo en ese momento ya no hay nada que hacer porque las liquidaciones ya están hechas. La planificación financiera también incluye la previsión del pago de impuestos para poder hacer uso de estrategias que estando dentro de la ley nos permitan pagar menos impuestos. Lo que necesita es tener anticiparse al comportamiento de su profesión o negocio y tener un panorama real de los impuestos a lo que se enfrenta en el futuro cercano y empezar a tomar previsiones a tiempo.
Una vez decide poner Su dinero en una inversión, oportunidad de negocios, o empresa, el primer dato que desea saber es si Su dinero realmente está rentando y sobre todo a que tasa. Y es en ese momento en el que surge la necesidad de tener la administración y la contabilidad totalmente al día y con información veraz y real. Sólo de esta manera podremos decidir con inteligencia financiera la rentabilidad de nuestras inversiones. Si enfrenta ese momento en que necesita tomar decisiones con inteligencia financiera, pero la información administrativa y contable no es confiable, entonces ha llegado la hora de incluir en la organización las últimas tecnologías de la información que den solución definitiva a este problema.
Una de las claves para poder comprometerse y realmente cumplir con una fecha límite de finalización del proyecto está en la anticipación a los cambios, la previsión de escenarios adversos, y por supuesto el diseño de planes de contingencia.
Con la aplicación de un software de última generación en la gerencia de proyectos, podremos comprometernos en la finalización exitosa en una fecha determinada, ya que todos los factores externos que puedan amenazar con generar demoras van a ser tenidos en cuenta previamente y en caso de que ocurran se pondrán en acción las respectivas correcciones.
Agregar valor a su producto o servicio es una de las claves que su negocio necesita para poder competir en el mercado con otras herramientas que no sea precios bajos y descuentos. Mediante el uso de un sistema automatizado de CRM usted puede llevar estadísticas de sus procesos de ventas e identificar si realmente se están aprovechando todas las oportunidades de negocios que se presentan, si se está dando atención adecuada a cada cliente, si el despacho o el desempeño de su negocio está a la altura de las exigencias del mercado, y por su puesto llevar mediciones de satisfacción y sugerencias para procesos de mejoramiento continuo y estándares de calidad comercial. Todo esto lo llevara a mejorar su negocio y agregar valor ante sus clientes.
Cuando se usa la tecnología de la información y las comunicaciones para gerenciar proyectos, usted tendrá la oportunidad única de concatenar cada una de las tareas que comprenden el proyecto y asignarles recursos. En caso de que ocurra un imprevisto, o se enfrente el punto de toma de decisiones para hacer cambios en el desarrollo del proyecto, usted tendrá un panorama completo de las consecuencias que se generarían hipotéticamente con cada uno de los diferentes cambios y escenarios, y puede de manera segura evaluarlos todos y tomar la mejor decisión.
Cada proyecto está compuesto de tareas, y cada una de esas tareas está encadenada una tras otra para que sistemáticamente se cumplan y el proyecto se termine con éxito. De esta manera, la clave para lograr el aprovechamiento efectivo de recursos es asignar recursos a cada una de estas tareas de manera individual. Si cada una de las tareas que conforman el proyecto cuenta con una asignación en el recurso financiero, además de personal capacitado, tiempo y posibles contingencias, se logrará de manera inequívoca el éxito en el proyecto sin desperdicios de recursos valiosos. Todo lo que necesita es la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones en cada etapa.
Con la utilización de las últimas tecnologías de la información y las comunicaciones, el alojamiento de la información del proyecto se hace en la nube, permitiendo que cualquiera de los involucrados pueda acceder a los informes de desarrollo desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. La actualización de los avances y los cambios es automática y sincronizada logrando una comunicación integrada y en vivo que eleva el indice de productividad a niveles nunca antes vistos.
A través del uso adecuado de softwares de planificación y desarrollo de proyectos logramos administrarlo, asignar recursos a cada una de las tareas, dar seguimiento al progreso y analizar cargas de trabajo.
Trabajar en equipo nunca había sido tan sencillo, ya que a través de nuestra capacidad gerencial, las tareas de cada uno de los miembros van a estar encadenadas por orden de ejecución, con asignación previa de presupuesto y tiempo, de manera que una vez terminada cada tarea, el sistema inmediatamente actualiza el desarrollo y comunica a los miembros cual debe ser el siguiente paso.
Desde que empezó el «boom» del internet, se puso de moda también tener una página web, tener una cuenta en facebook y twitter, estar en el mundo virtual… pero la gran mayoría de las veces esa página queda relegada y olvidada, no produce realmente ningún resultado medible en ventas, y las cuentas en redes sociales no publican nada, y nadie se encarga de sacarles provecho. Y es normal porque sacarles el mejor provecho a estas herramientas no basta solo con crearlas, hay que realmente moverlas de manera inteligente creándole a su negocio una identidad completa para el mundo virtual, optimizarlas para los motores de búsqueda y lograr que capten la atención de su cliente potencial en tiempo record.
Para llegar a un alto nivel de satisfacción al cliente debe actuar con base en un alto conocimiento de su mercado y de su clientela, y una de las mejores formas de hacerlo es con un buen programa de fidelización y posicionamiento. Debe tomar todas aquellas acciones que llevarán a su negocio al TOP OF MIND de su clientela de tal manera que sepan que su negocio es su mejor opción. Y no hay manera mas efectiva para lograr todo esto que estableciendo canales de comunicación directa con su clientela y actuando constantemente basados en esta valiosa información que recibe. Estar siempre abierto a nuevos canales de distribución, ampliar la variedad de productos, y sacar promociones que realmente sirvan a sus clientes, son algunas de las estrategias elementales que elevarán los niveles de satisfacción en su clientela.
Lograr que su negocio se destaque de la competencia puede traerle grandes beneficios, tanto a corto, mediano y a largo plazo. Y la manera de hacerlo es encontrando la mezcla perfecta entre: precios, procesos de ventas y calidad, promoción y divulgación, atención al cliente, variedad de productos y servicios y canales de distribución.
Cada uno de estos factores es vital para hacer de su negocio único en el mercado, y hoy día con la invasión de la tecnología en la información y las comunicaciones, el estar a la vanguardia nunca había sido tan asequible.
Aunque es común escuchar que el principal obstáculo para hacer realidad un proyecto es la falta de dinero, en la práctica, lo que realmente escasea son los proyectos atractivos… si tienes esa idea innovadora que marcará la diferencia, solo necesitas hacerla visible de tal manera que los capitalistas puedan apreciarla…